Der Begriff der Revisionssicherheit stammt aus den Prinzipien der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Für maximale Sicherheit und geringeren Administrationsaufwand greifen viele deutsche KMUs zu spezialisierten externen Archivierungslösungen, die nahtlos an Microsoft 365 angedockt werden. So schützen Sie sich effektiv vor Bußgeldern und Datenverlust.
Revisionssicher bedeutet:
Schnellere Auffindbarkeit von Mails über Jahre hinweg. Checkliste für Ihr Unternehmen office 365 revisionssichere e mail archivierung
Um mit Microsoft 365 GoBD-konform zu arbeiten, gibt es im Wesentlichen zwei Ansätze: Lösung A: Microsoft Native Tools (Premium)
Oft günstiger als das Upgrade aller Nutzer auf Microsoft E5-Lizenzen.
Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, sollten Sie folgende Punkte klären: , die direkt an Microsoft 365 angebunden werden
Das Archiv liegt getrennt von der Live-Umgebung (Schutz vor Cloud-Ausfällen).
, die direkt an Microsoft 365 angebunden werden. Vorteile: Sie sind oft einfacher zu bedienen, bieten eine dedizierte Revisionssicherheit „out-of-the-box“ und entlasten die Exchange-Infrastruktur durch Deduplizierung. 4. Fazit: Handeln, bevor die Prüfung kommt Verlassen Sie sich nicht auf die Standard-Speicherung. Prüfen Sie Ihren aktuellen M365-Plan und stellen Sie sicher, dass Aufbewahrungsrichtlinien aktiv sind. Eine fehlende oder fehlerhafte E-Mail-Archivierung kann bei einer Betriebsprüfung zu empfindlichen Schätzungen oder Bußgeldern führen. Benötigen Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer Archivierungs-Strategie? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Möchten Sie mehr Details zu den konkreten Schritten in der PowerShell-Konfiguration oder einen Vergleich spezifischer Drittanbieter-Tools? AI can make mistakes, so double-check responses Copy Creating a public link... You can now share this thread with others Good response Bad response 14 sites Compliance leicht gemacht: Tipps und Tricks für eine saubere ... Mar 13, 2024 —
Hinweis: Dieses Dokument ersetzt keine rechtliche Beratung. Lassen Sie sich im Einzelfall von einem IT-Rechtler oder Wirtschaftsprüfer zur konkret erforderlichen Archivierungsform beraten. AI can make mistakes
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter folgende Nachweise liefert:
Microsoft bietet in Office 365 diverse Funktionen an, die auf den ersten Blick wie Archivierungslösungen wirken (z. B. „In-Place Archive“ oder „Litigation Hold“). Für eine true revisionssichere Archivierung im Sinne des deutschen Rechts weisen diese jedoch Lücken auf:
